Od kiedy nowa spółka z o.o. lub PSA musi prowadzić księgowość?

Zakładasz spółkę z o.o. albo Prostą Spółkę Akcyjną i zastanawiasz się, od kiedy właściwie potrzebujesz księgowości?

Czy dopiero wtedy, gdy wystawisz pierwszą fakturę?

Czy od momentu pojawienia się pierwszego klienta?

A może dopiero wtedy, gdy na rachunek bankowy spółki wpłyną pierwsze pieniądze?

Nie warto czekać do pierwszej sprzedaży.

W przypadku spółki z o.o. i Prostej Spółki Akcyjnej księgowość trzeba zorganizować od początku. Obie są spółkami kapitałowymi objętymi przepisami ustawy o rachunkowości i prowadzą księgi rachunkowe, potocznie nazywane pełną księgowością.

Co ważne, obowiązek ten nie zależy od tego, czy spółka ma już klientów ani czy osiągnęła pierwszy przychód.

Dlatego najlepszym momentem na wybór księgowości jest okres przed rozpoczęciem działalności operacyjnej albo bezpośrednio po utworzeniu spółki.

Czy mała spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość?

Tak.

To jeden z elementów, który zaskakuje osoby przechodzące z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę.

W JDG przedsiębiorca może w wielu przypadkach korzystać z uproszczonych form ewidencji.

Spółka z o.o. działa inaczej.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi księgi rachunkowe.

Dotyczy to również bardzo małej spółki.

Nie ma więc znaczenia, czy spółka:

• ma jednego klienta,
• wystawia kilka faktur miesięcznie,
• dopiero rozpoczyna działalność,
• nie zatrudnia pracowników,
• ma niewielkie przychody.

Samo to, że firma jest niewielka, nie powoduje możliwości przejścia na KPiR właściwą dla wielu jednoosobowych działalności.

Czy Prosta Spółka Akcyjna również prowadzi pełną księgowość?

Tak.

Nazwa „Prosta Spółka Akcyjna” może sugerować, że uproszczone są również zasady jej księgowości.

Tak jednak nie jest.

PSA również prowadzi księgi rachunkowe.

Minimalny kapitał akcyjny wynoszący 1 zł nie oznacza więc, że PSA może prowadzić uproszczoną ewidencję tak jak niewielka JDG.

Jeżeli zastanawiasz się nad wyborem PSA dla startupu lub SaaS, koszt i organizację pełnej księgowości warto uwzględnić już podczas planowania spółki.

Od kiedy dokładnie spółka prowadzi księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości określa moment otwarcia ksiąg rachunkowych.

Jedną z sytuacji powodujących obowiązek otwarcia ksiąg jest dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

Księgi należy otworzyć w terminie przewidzianym przez ustawę – co do zasady w ciągu 15 dni od wystąpienia zdarzenia powodującego obowiązek ich otwarcia.

Dlatego nie należy przyjmować zasady:

„Nie mam jeszcze sprzedaży, więc nie potrzebuję księgowości.”

Pierwsze zdarzenia finansowe mogą wystąpić dużo wcześniej niż pierwsza faktura wystawiona klientowi.

Pierwsza faktura nie rozpoczyna księgowości spółki

To jeden z najczęstszych błędów początkujących przedsiębiorców.

Załóżmy, że spółka została utworzona, ale przez pierwsze dwa miesiące nie ma jeszcze klientów.

Founder może pomyśleć:

„Na razie nic się nie dzieje. Księgowość wybiorę, kiedy zacznę sprzedawać.”

Tymczasem w spółce mogły już wystąpić zdarzenia wymagające prawidłowego ujęcia.

Co może wydarzyć się przed pierwszą sprzedażą?

Jeszcze zanim pojawi się pierwszy klient, spółka może:

• otrzymać wkłady od wspólników lub akcjonariuszy,
• ponieść koszty związane z organizacją działalności,
• otrzymać pierwsze faktury kosztowe,
• zapłacić za domenę internetową,
• wykupić hosting,
• kupić komputer albo inne wyposażenie,
• zapłacić za oprogramowanie,
• wykupić narzędzia SaaS,
• ponieść koszty reklamy,
• otrzymać finansowanie od wspólnika,
• zawrzeć umowy z wykonawcami,
• dokonać pierwszych operacji na rachunku bankowym.

To wszystko pokazuje, dlaczego organizowanie księgowości dopiero przy pierwszej fakturze sprzedażowej może być zbyt późne.

Przykład: spółka jeszcze nie sprzedaje, ale księgowość już jest potrzebna

Anna i Piotr zakładają spółkę, która ma rozwijać aplikację SaaS.

Zakładają, że pierwszych klientów pozyskają za około trzy miesiące.

Przez ten czas nie wystawiają żadnej faktury sprzedażowej.

Ale już w pierwszym miesiącu:

• wpłacają środki potrzebne do działania spółki,
• kupują domenę,
• płacą za serwer,
• kupują narzędzia programistyczne,
• płacą za Google Workspace,
• uruchamiają reklamę,
• opłacają zewnętrznego programistę.

Biznes jeszcze nie generuje przychodów, ale w spółce występują już zdarzenia gospodarcze i finansowe.

Dlatego księgowość powinna być przygotowana od początku.

Czy spółka bez przychodów musi prowadzić księgowość?

Tak.

Brak przychodów nie zwalnia spółki z obowiązków rachunkowych.

Spółka może przez kilka miesięcy przygotowywać produkt i nie osiągać sprzedaży, a jednocześnie ponosić koszty i dokonywać innych operacji gospodarczych.

Jest to szczególnie częste w startupach technologicznych.

Przez pierwsze miesiące zespół może przede wszystkim:

• tworzyć produkt,
• testować MVP,
• prowadzić działania marketingowe,
• budować stronę internetową,
• przygotowywać sprzedaż.

Brak przychodu nie oznacza więc braku księgowości.

A co jeśli spółka nie wystawiła ani jednej faktury?

To również nie oznacza automatycznie, że „nie ma czego księgować”.

Pełna księgowość nie polega wyłącznie na wpisywaniu faktur sprzedaży i zakupu.

Księgi rachunkowe pokazują znacznie szerzej sytuację majątkową i finansową spółki.

Obejmują między innymi aktywa, zobowiązania, kapitały, rozrachunki, koszty, przychody i inne zdarzenia gospodarcze.

Kiedy najlepiej znaleźć księgowość dla nowej spółki?

Najbezpieczniej zrobić to jeszcze przed rozpoczęciem regularnych operacji gospodarczych.

W praktyce dobrym momentem jest okres rejestracji spółki lub czas bezpośrednio po jej utworzeniu.

Dzięki temu można od początku ustalić:

• jak przekazywać dokumenty,
• jak opisywać wydatki,
• jak finansować pierwsze koszty,
• jak prawidłowo dokumentować wpłaty wspólników,
• jak wystawiać faktury,
• czy potrzebna jest rejestracja VAT,
• jak rozliczać zakupy zagraniczne,
• jak zorganizować rachunek bankowy i płatności.

To dużo prostsze niż porządkowanie kilku miesięcy dokumentów po fakcie.

Zakładam spółkę przez S24 – kiedy wybrać księgowość?

Jeżeli zakładasz prostą spółkę przez S24, warto pomyśleć o księgowości już podczas procesu rejestracji.

Nie musisz czekać na pierwszego klienta.

Po wpisie spółki do KRS pojawiają się kolejne działania organizacyjne i podatkowe, dlatego dobrze mieć ustalone, kto będzie odpowiadał za księgowość.

W TaxZUS możesz połączyć proces zakładania spółki z późniejszym wsparciem przy jej uruchomieniu i prowadzeniu księgowości.

Dzięki temu po uzyskaniu wpisu do KRS nie musisz szukać od początku kolejnej osoby, która będzie poznawała strukturę Twojej firmy.

Czy księgowość małej spółki musi być skomplikowana?

Pełna księgowość jest bardziej rozbudowana niż uproszczona ewidencja stosowana przez wielu przedsiębiorców prowadzących JDG.

Nie oznacza to jednak, że każda mała spółka potrzebuje od pierwszego dnia rozbudowanego działu finansowego.

Wyobraźmy sobie spółkę, która:

• ma dwóch wspólników,
• nie zatrudnia pracowników,
• wystawia kilka faktur miesięcznie,
• otrzymuje kilkanaście dokumentów kosztowych,
• ma jeden rachunek bankowy,
• nie posiada magazynu,
• prowadzi prostą działalność usługową.

Formalnie nadal prowadzi pełną księgowość.

Jednak organizacyjnie jej obsługa może być znacznie prostsza niż księgowość spółki posiadającej setki pracowników, magazyny, środki trwałe i tysiące transakcji miesięcznie.

Dlatego koszt i sposób obsługi księgowej powinien być dostosowany do rzeczywistej skali działalności.

Czy można prowadzić księgowość spółki samodzielnie?

Można zorganizować prowadzenie ksiąg we własnym zakresie, ale pełna księgowość wymaga znacznie większej wiedzy niż samo wystawianie faktur.

Trzeba między innymi prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe, rozrachunki i ewidencje, rozliczać podatki oraz przygotować sprawozdanie finansowe.

Dlatego przy niewielkiej spółce warto zadać sobie nie tylko pytanie:

„Czy mogę zrobić to sam?”

ale również:

„Czy opłaca mi się poświęcać na to własny czas?”

Founder, który przez kilka godzin analizuje księgowania i przepisy podatkowe, nie poświęca tego czasu na sprzedaż, rozwój produktu czy pozyskiwanie klientów.

Księgowość SaaS warto przygotować szczególnie wcześnie

Jeżeli tworzysz aplikację SaaS, wybór księgowości przed rozpoczęciem sprzedaży jest szczególnie ważny.

Już na początku możesz korzystać z zagranicznych usług takich jak:

• Google,
• Meta,
• AWS,
• Microsoft,
• GitHub,
• Stripe,
• inne zagraniczne platformy technologiczne.

Później może dojść sprzedaż usług klientom z Polski, innych krajów Unii Europejskiej i spoza UE.

Dlatego dobrze, aby księgowość od początku wiedziała, jaki model biznesowy budujesz.

Co przekazać księgowości na początku?

Nie musisz przygotowywać skomplikowanego biznesplanu.

Na początku warto poinformować księgowość:

1. czym spółka będzie się zajmowała,
2. kto jest wspólnikiem lub akcjonariuszem,
3. kto zarządza spółką,
4. skąd pochodzą pierwsze środki,
5. jakie koszty spółka będzie ponosiła,
6. czy będzie zatrudniała pracowników lub współpracowników,
7. czy będzie kupowała usługi zagraniczne,
8. czy planuje sprzedaż zagraniczną,
9. czy chce lub musi być podatnikiem VAT,
10. kiedy planuje rozpocząć sprzedaż.

Dzięki temu można od początku lepiej przygotować obsługę księgową.

Najczęstszy błąd nowej spółki: „księgowością zajmę się później”

To podejście może działać przez kilka tygodni tylko pozornie.

W tym czasie pojawiają się faktury, płatności, wpłaty wspólników, subskrypcje i dokumenty.

Po kilku miesiącach przedsiębiorca przekazuje księgowej folder pełen dokumentów i oczekuje, że wszystko zostanie odtworzone.

Znacznie łatwiej jest ustalić prosty sposób działania od pierwszego miesiąca.

Przykładowo:

1. otrzymujesz fakturę,
2. przekazujesz ją do systemu lub księgowości,
3. księgowość ją ewidencjonuje,
4. na bieżąco wyjaśniacie nietypowe transakcje,
5. po zakończeniu miesiąca dokumentacja jest uporządkowana.

Nie musisz wtedy wracać po pół roku do płatności, których już nie pamiętasz.

Zakładasz spółkę? Księgowość możesz ustawić od początku

Jeżeli dopiero zakładasz spółkę z o.o. albo PSA, jest to dobry moment, aby od razu ustalić sposób prowadzenia księgowości.

TaxZUS pomaga przedsiębiorcom nie tylko przy rejestracji spółki, ale również przy jej dalszej obsłudze księgowej.

Jest to szczególnie wygodne dla osób, które zakładają pierwszą spółkę i nie chcą samodzielnie pilnować wszystkich obowiązków rachunkowych i podatkowych.

Możesz zacząć od niewielkiej spółki i dobrać obsługę do jej rzeczywistej skali, a wraz z rozwojem firmy rozszerzać zakres księgowości.

Skontaktuj się z TaxZUS i zapytaj o księgowość dla nowej spółki z o.o. lub PSA.

Najczęściej zadawane pytania

Od kiedy spółka z o.o. musi prowadzić księgowość?

Spółka z o.o. podlega przepisom ustawy o rachunkowości i prowadzi księgi rachunkowe. Nie należy czekać z organizacją księgowości do pierwszej sprzedaży. Księgi otwiera się w związku z rozpoczęciem działalności i wystąpieniem pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe, w terminach przewidzianych przez ustawę.

Od kiedy PSA musi prowadzić księgowość?

Prosta Spółka Akcyjna również prowadzi księgi rachunkowe. Księgowość należy więc zorganizować od początku działalności spółki, a nie dopiero po pojawieniu się pierwszych przychodów.

Czy spółka bez przychodów musi prowadzić księgowość?

Tak. Brak przychodów nie oznacza braku obowiązków rachunkowych. Spółka może ponosić koszty, otrzymywać wkłady i dokonywać innych operacji jeszcze przed pierwszą sprzedażą.

Czy mała spółka z o.o. może prowadzić KPiR?

Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe. Niewielka liczba faktur lub niski przychód nie powodują automatycznie możliwości prowadzenia KPiR zamiast ksiąg rachunkowych.

Czy PSA może prowadzić KPiR?

PSA jako spółka kapitałowa jest objęta obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Minimalny kapitał akcyjny 1 zł nie zmienia tego obowiązku.

Czy trzeba mieć księgową przed pierwszą fakturą?

Nie chodzi wyłącznie o posiadanie księgowej przed wystawieniem pierwszej faktury, lecz o prawidłowe zorganizowanie ksiąg od początku. W praktyce warto wybrać sposób obsługi księgowej jeszcze przed rozpoczęciem regularnych operacji spółki.

Czy można samemu prowadzić księgowość spółki?

Możliwe jest zorganizowanie prowadzenia ksiąg we własnym zakresie, ale pełna księgowość wymaga odpowiedniej wiedzy z zakresu rachunkowości, podatków i sprawozdawczości. Przy pierwszej spółce wielu przedsiębiorców decyduje się dlatego na zewnętrzną obsługę.

Kiedy najlepiej wybrać biuro rachunkowe dla spółki?

Najlepiej zrobić to podczas zakładania spółki lub bezpośrednio po jej utworzeniu, zanim pojawi się większa liczba dokumentów i transakcji.

Czy TaxZUS prowadzi księgowość nowych spółek?

Tak. TaxZUS może przejąć obsługę księgową nowej spółki z o.o. lub PSA, dzięki czemu przedsiębiorca może od początku uporządkować dokumenty i skoncentrować się na rozwijaniu działalności.