Ile kosztuje księgowość spółki z o.o.?

Ile kosztuje księgowość spółki z o.o.? Nie ma jednej ceny dobrej dla każdej firmy.

Koszt zależy przede wszystkim od skali działalności, liczby dokumentów, VAT, liczby pracowników, transakcji zagranicznych oraz tego, jak bardzo skomplikowany jest model biznesowy spółki.

Mała spółka z o.o., która dopiero zaczyna działalność, nie zatrudnia pracowników i ma kilka lub kilkanaście dokumentów miesięcznie, będzie znacznie prostsza w obsłudze niż firma prowadząca sprzedaż międzynarodową, zatrudniająca zespół i generująca setki operacji miesięcznie.

Dlatego przed porównywaniem ofert biur rachunkowych warto najpierw zrozumieć, za co właściwie płacisz.

Dlaczego księgowość spółki z o.o. kosztuje więcej niż księgowość JDG?

Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe, czyli tzw. pełną księgowość.

Nie może przejść na KPiR tylko dlatego, że ma małe przychody albo niewielką liczbę faktur.

Pełna księgowość obejmuje znacznie więcej niż samo wpisanie faktury sprzedaży i kosztowej.

Trzeba między innymi ewidencjonować:

• wszystkie operacje gospodarcze,
• należności,
• zobowiązania,
• rozrachunki z kontrahentami,
• środki pieniężne,
• środki trwałe,
• kapitały,
• rozliczenia ze wspólnikami,
• podatki,
• pozostałe zdarzenia majątkowe i finansowe.

Na zakończenie roku spółka ma również obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym.

Od czego zależy cena księgowości spółki z o.o.?

Najważniejsze znaczenie mają zwykle poniższe elementy.

1. Liczba dokumentów

To jeden z podstawowych parametrów stosowanych przez biura rachunkowe.

Spółka może mieć miesięcznie:

• 5 dokumentów,
• 20 dokumentów,
• 50 dokumentów,
• 200 dokumentów.

Im większa liczba operacji, tym więcej pracy wymaga ich prawidłowe ujęcie, weryfikacja i rozliczenie.

2. VAT

Jeżeli spółka jest podatnikiem VAT, pojawia się dodatkowy zakres rozliczeń i obowiązków.

Znaczenie ma również to, czy sprzedaż odbywa się wyłącznie w Polsce, czy pojawiają się transakcje zagraniczne.

3. Pracownicy i współpracownicy

Spółka bez pracowników jest zazwyczaj prostsza w obsłudze.

Jeżeli zatrudnia pracowników albo zawiera umowy zlecenia, dochodzą kwestie kadrowe, płacowe i składkowe.

4. Transakcje zagraniczne

W przypadku SaaS, startupów i firm internetowych zagraniczne transakcje pojawiają się bardzo szybko.

Może chodzić m.in. o:

• AWS,
• Google Cloud,
• Meta,
• Google Ads,
• GitHub,
• Stripe,
• Paddle,
• zagranicznych programistów,
• sprzedaż klientom z UE i spoza UE.

Takie transakcje zwykle zwiększają zakres pracy księgowej.

5. Liczba rachunków bankowych i systemów płatniczych

Jedna spółka korzysta wyłącznie z jednego konta bankowego.

Inna używa kilku rachunków, kart, Stripe, PayPal i innych systemów rozliczeniowych.

Im więcej źródeł operacji, tym większy zakres uzgodnień i kontroli.

6. Stopień skomplikowania działalności

Prosta spółka usługowa jest zwykle łatwiejsza do prowadzenia niż firma posiadająca:

• magazyn,
• dużą liczbę środków trwałych,
• sprzedaż zagraniczną,
• finansowanie od inwestorów,
• pożyczki od wspólników,
• niestandardowe rozliczenia.

Ile kosztuje księgowość bardzo małej spółki?

Wyobraźmy sobie spółkę z o.o., która dopiero zaczyna działalność.

Ma:

• dwóch wspólników,
• brak pracowników,
• jeden rachunek bankowy,
• kilka faktur sprzedażowych miesięcznie,
• kilkanaście faktur kosztowych,
• brak magazynu,
• prostą działalność usługową.

Taka firma nadal prowadzi pełną księgowość, ale jej obsługa może być stosunkowo prosta.

To ważne dla początkujących przedsiębiorców, którzy często zakładają, że „pełna księgowość” oznacza od razu ogromny koszt miesięczny.

W przypadku spółki na początkowym etapie warto szukać pakietu dopasowanego do jej rzeczywistej skali, a nie oferty przygotowanej dla dużego przedsiębiorstwa.

Czy spółka bez przychodów płaci za księgowość?

Tak, ponieważ brak sprzedaży nie oznacza braku obowiązku prowadzenia ksiąg.

Spółka może nie mieć jeszcze przychodów, ale nadal mogą pojawiać się:

• koszty rejestracyjne,
• wpłaty wspólników,
• faktury za domenę i hosting,
• oprogramowanie,
• opłaty bankowe,
• zakupy sprzętu,
• inne wydatki związane z przygotowaniem działalności.

Dlatego również spółka przed pierwszą sprzedażą potrzebuje prawidłowo prowadzonej księgowości.

Czy cena księgowości obejmuje sprawozdanie finansowe?

Nie zawsze.

To bardzo ważne pytanie przy porównywaniu ofert biur rachunkowych.

Niektóre biura wliczają przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego w miesięczny abonament, inne pobierają dodatkową opłatę.

Przed podpisaniem umowy warto więc zapytać:

• czy sprawozdanie finansowe jest w cenie,
• czy dodatkowo płatne jest zamknięcie roku,
• czy dodatkowo płatne są deklaracje i zgłoszenia,
• czy cena obejmuje konsultacje,
• czy obowiązuje dodatkowa opłata za każdą kolejną fakturę.

Co jeszcze może być dodatkowo płatne?

W zależności od biura oddzielnie mogą być rozliczane m.in.:

• kadry i płace,
• rejestracja VAT,
• korekty wcześniejszych rozliczeń,
• sprawozdanie finansowe,
• obsługa kontroli,
• wyjaśnienia zaległości,
• niestandardowe raporty,
• odtwarzanie księgowości za wcześniejsze miesiące.

Dlatego najniższa cena miesięczna nie zawsze oznacza najtańszą obsługę w skali roku.

Czy warto wybierać najtańsze biuro rachunkowe?

Cena jest ważna, szczególnie na początku działalności.

Nie powinna jednak być jedynym kryterium.

Przy bardzo taniej ofercie warto sprawdzić:

• co dokładnie obejmuje abonament,
• czy są limity dokumentów,
• ile kosztuje przekroczenie limitu,
• czy sprawozdanie finansowe jest dodatkowo płatne,
• czy można zadawać pytania księgowej,
• jak przekazuje się dokumenty,
• kto odpowiada na pytania dotyczące rozliczeń.

Księgowość spółki na początku działalności może być prosta

W pierwszych miesiącach spółka często ma niewiele dokumentów.

To dobry moment, aby od początku wdrożyć prosty system współpracy.

Najlepiej, gdy przedsiębiorca:

1. otrzymuje dokument,
2. przekazuje go elektronicznie do księgowości,
3. księgowość go ewidencjonuje,
4. nietypowe transakcje są wyjaśniane na bieżąco,
5. po zakończeniu miesiąca dokumentacja jest kompletna.

Dzięki temu właściciel spółki nie musi przechowywać segregatorów ani przypominać sobie po kilku miesiącach, czego dotyczyła konkretna płatność.

Ile kosztuje księgowość SaaS?

W przypadku firmy SaaS cena może zależeć od liczby transakcji oraz modelu sprzedaży.

Na początku startup może mieć niewiele faktur, ale pojawiają się inne elementy:

• zagraniczne faktury kosztowe,
• abonamenty technologiczne,
• Stripe lub Paddle,
• sprzedaż zagraniczna,
• VAT,
• rozliczenia founderów.

Dlatego warto od początku powiedzieć księgowej, że spółka rozwija SaaS, nawet jeśli na początku liczba transakcji jest niewielka.

Jak przygotować się do wyceny księgowości?

Aby otrzymać sensowną cenę, przygotuj kilka informacji:

1. Ile dokumentów miesięcznie przewidujesz?
2. Czy spółka jest lub będzie VAT-owcem?
3. Czy będziesz zatrudniać pracowników?
4. Czy wystąpią umowy zlecenia?
5. Czy spółka będzie kupowała usługi zagraniczne?
6. Czy planujesz sprzedaż za granicę?
7. Czy korzystasz ze Stripe, Paddle lub innych systemów płatniczych?
8. Czy masz jeden czy kilka rachunków bankowych?
9. Czy spółka dopiero zaczyna działalność?

Na tej podstawie można dobrać pakiet do rzeczywistej skali firmy.

Księgowość TaxZUS dla nowej spółki z o.o.

Jeżeli dopiero zakładasz spółkę, nie potrzebujesz od pierwszego miesiąca rozbudowanego działu finansowego.

Potrzebujesz przede wszystkim:

• prawidłowo prowadzonych ksiąg,
• terminowych rozliczeń,
• prostego przekazywania dokumentów,
• możliwości wyjaśnienia nietypowych operacji,
• obsługi dopasowanej do wielkości spółki.

TaxZUS specjalizuje się w obsłudze nowych i małych spółek oraz może prowadzić księgowość od początku działalności.

Jeżeli spółka ma na początku niewiele dokumentów, zakres obsługi można dopasować do jej aktualnej skali, a następnie rozszerzać wraz z rozwojem firmy.

Chcesz wiedzieć, ile będzie kosztowała księgowość Twojej spółki?

Najlepiej nie zgadywać ceny na podstawie ofert przygotowanych dla zupełnie innych firm.

Podaj podstawowe informacje o swojej spółce:

• liczbę dokumentów,
• VAT,
• liczbę pracowników,
• transakcje zagraniczne,
• rodzaj prowadzonej działalności.

Tax&ZUS może na tej podstawie przygotować wycenę księgowości dopasowaną do Twojej spółki.

Zapytaj o księgowość nowej spółki z o.o.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje księgowość spółki z o.o. miesięcznie?

Cena zależy przede wszystkim od liczby dokumentów, VAT, pracowników, transakcji zagranicznych i stopnia skomplikowania działalności. Mała spółka na początku działalności może wymagać znacznie mniejszego zakresu pracy niż rozwinięta firma.

Czy mała spółka z o.o. musi mieć pełną księgowość?

Tak. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe niezależnie od tego, czy ma niewielkie przychody i kilka dokumentów miesięcznie.

Czy księgowość spółki bez przychodów kosztuje?

Tak. Brak przychodów nie znosi obowiązku prowadzenia ksiąg. W spółce mogą występować koszty, wpłaty wspólników, opłaty bankowe i inne zdarzenia jeszcze przed pierwszą sprzedażą.

Czy sprawozdanie finansowe jest w cenie księgowości?

Zależy od biura rachunkowego i wybranego pakietu. Warto ustalić to przed podpisaniem umowy, ponieważ część biur pobiera za zamknięcie roku lub sprawozdanie dodatkową opłatę.

Czy księgowość SaaS jest droższa?

Nie zawsze. Na cenę wpływa przede wszystkim liczba i rodzaj transakcji. SaaS może jednak wymagać obsługi zagranicznych faktur, płatności internetowych oraz sprzedaży do klientów z różnych krajów.

Co wpływa najbardziej na cenę księgowości?

Najczęściej liczba dokumentów, VAT, zatrudnienie, transakcje zagraniczne, liczba rachunków i stopień skomplikowania działalności.

Kiedy najlepiej wybrać księgowość dla nowej spółki?

Najlepiej jeszcze podczas zakładania spółki albo bezpośrednio po jej utworzeniu, zanim pojawi się większa liczba dokumentów i operacji.

Czy Tax&ZUS prowadzi księgowość małych spółek?

Tak. Tax&ZUS może prowadzić pełną księgowość nowych i małych spółek z o.o. oraz dopasować zakres obsługi do etapu rozwoju firmy.