Jak obniżyć koszty księgowości w spółce z o.o. lub PSA?

Pełna księgowość spółki z o.o. lub Prostej Spółki Akcyjnej jest obowiązkowa. Nie oznacza to jednak, że musi być droga.

Szczególnie na początku działalności warto zadbać o to, aby sposób prowadzenia księgowości był dopasowany do rzeczywistej skali firmy.

Spółka, która ma kilku klientów, kilkanaście dokumentów miesięcznie i nie zatrudnia pracowników, nie powinna organizować księgowości tak samo jak przedsiębiorstwo posiadające kilkuset kontrahentów i setki operacji dziennie.

Jeżeli dopiero zakładasz spółkę, masz dużą przewagę – możesz od początku zorganizować jej księgowość w prosty i uporządkowany sposób.

W tym artykule pokażemy, jak ograniczyć koszt księgowości bez rezygnowania z prawidłowego prowadzenia ksiąg.

Dlaczego księgowość spółki kosztuje więcej niż księgowość JDG?

Spółka z o.o. oraz PSA prowadzą księgi rachunkowe, potocznie określane jako pełna księgowość.

Jest to bardziej rozbudowany system niż uproszczona ewidencja stosowana przez wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Księgowość spółki obejmuje między innymi:

• ewidencję operacji gospodarczych,
• rozrachunki z kontrahentami,
• rachunki bankowe,
• należności i zobowiązania,
• kapitały,
• rozliczenia ze wspólnikami lub akcjonariuszami,
• podatki,
• środki trwałe,
• zamknięcie roku,
• sprawozdawczość finansową.

Dlatego pełna księgowość wymaga większego zakresu pracy.

Ale zakres tej pracy może być bardzo różny w zależności od sposobu działania spółki.

1. Dopasuj pakiet księgowy do wielkości spółki

To najprostszy sposób na ograniczenie kosztów.

Jeżeli Twoja spółka dopiero zaczyna i ma 10–20 dokumentów miesięcznie, nie potrzebujesz pakietu przygotowanego dla firmy generującej kilkaset dokumentów.

Przed wyborem księgowości określ:

• orientacyjną liczbę dokumentów miesięcznie,
• liczbę rachunków bankowych,
• czy spółka będzie podatnikiem VAT,
• czy będą pracownicy,
• czy będą transakcje zagraniczne,
• jak będzie prowadzona sprzedaż.

W TaxZUS zakres obsługi może zostać dopasowany do aktualnego etapu rozwoju spółki.

Jeżeli firma się rozwija, pakiet można później rozszerzyć.

2. Nie płać za funkcje, których jeszcze nie potrzebujesz

Nowa spółka często nie potrzebuje od pierwszego dnia rozbudowanego systemu ERP, controllingu, zaawansowanego raportowania zarządczego i wielu dodatkowych modułów.

Jeżeli spółka:

• ma jednego lub dwóch właścicieli,
• nie zatrudnia pracowników,
• prowadzi działalność usługową,
• ma niewiele faktur,
• nie prowadzi magazynu,

jej potrzeby księgowe mogą być stosunkowo proste.

Wraz z rozwojem firmy można wdrażać bardziej zaawansowane rozwiązania.

Na początku najważniejsze jest, aby system był wystarczający, a nie największy.

3. Przekazuj dokumenty elektronicznie

Wożenie segregatorów do biura rachunkowego nie jest najlepszym sposobem organizacji księgowości nowej spółki.

Znacznie wygodniejszy jest elektroniczny obieg dokumentów.

Przykładowo:

1. otrzymujesz fakturę,
2. przekazujesz ją do ustalonego systemu,
3. dokument trafia do księgowości,
4. księgowa może go zweryfikować i ująć w księgach.

Zmniejsza to ilość pracy administracyjnej zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego.

4. Nie wysyłaj dokumentów z pięciu różnych miejsc

To pozornie drobiazg, ale w praktyce ma ogromne znaczenie.

Jeżeli część faktur trafia:

• e-mailem,
• część przez komunikator,
• część na prywatny e-mail księgowej,
• część w formie papierowej,
• a część znajduje się wyłącznie na Twoim komputerze,

bardzo łatwo o brak dokumentu.

Później księgowość musi poświęcać czas na ustalanie, czego brakuje.

Najlepiej wybrać jedno miejsce przekazywania dokumentów.

5. Rozdziel pieniądze spółki od prywatnych pieniędzy

Spółka z o.o. i PSA są odrębnymi podmiotami.

Dlatego jednym z najważniejszych nawyków właściciela spółki powinno być oddzielenie finansów prywatnych od finansów firmy.

Nie warto płacić prywatną kartą za dziesiątki kosztów spółki, a następnie raz w miesiącu próbować odtworzyć wszystkie transakcje.

Podobnie nie należy traktować rachunku spółki jak prywatnego portfela.

Każda taka operacja może wymagać dodatkowej analizy i prawidłowego zakwalifikowania.

Im bardziej uporządkowane są przepływy pieniężne, tym łatwiejsza jest księgowość.

6. Ogranicz liczbę rachunków i kart, jeśli ich nie potrzebujesz

Na początku działalności jedna spółka może posiadać:

• rachunek bankowy,
• drugie konto walutowe,
• Revolut,
• PayPal,
• Stripe,
• kilka kart płatniczych.

Czasami jest to biznesowo uzasadnione.

Ale jeżeli nie jest – niepotrzebnie zwiększa liczbę operacji wymagających uzgodnienia.

Każdy dodatkowy system finansowy może oznaczać dodatkowe dane, wyciągi i rozrachunki.

Na początku warto więc zachować możliwie prostą strukturę.

7. Nie twórz niepotrzebnie dużej liczby dokumentów

W wielu biurach rachunkowych cena zależy od liczby dokumentów lub zapisów księgowych.

Nie chodzi oczywiście o ukrywanie czy pomijanie dokumentów.

Chodzi o rozsądną organizację zakupów.

Jeżeli przedsiębiorca wykonuje codziennie wiele drobnych zakupów, księgowość może mieć więcej pracy niż w przypadku lepiej zaplanowanych wydatków.

Warto więc tam, gdzie ma to sens biznesowy, ograniczać niepotrzebne rozdrobnienie operacji.

8. Dostarczaj dokumenty regularnie

Najgorszy model współpracy wygląda tak:

„Przez trzy tygodnie nic nie wysyłam, a ostatniego dnia miesiąca przesyłam 70 dokumentów i proszę o pilne rozliczenie.”

Znacznie lepiej przekazywać dokumenty na bieżąco.

Dzięki temu:

• braki można szybciej wykryć,
• nietypowe transakcje można od razu wyjaśnić,
• nie trzeba wracać do wydarzeń sprzed kilku miesięcy,
• zmniejsza się ryzyko pomyłek.

9. Opisuj nietypowe wydatki

Księgowa nie zawsze wie, czego dotyczy płatność widoczna na rachunku.

Przykładowo nazwa sprzedawcy na wyciągu bankowym może nie wskazywać jasno, czy kupiłeś:

• oprogramowanie,
• usługę reklamową,
• dostęp do platformy,
• sprzęt,
• usługę konsultingową.

Krótki opis nietypowego wydatku może oszczędzić kilka wiadomości i dodatkowych wyjaśnień.

10. Informuj księgowość przed nietypową transakcją, a nie po niej

To jedna z najważniejszych zasad.

Jeżeli planujesz:

• duży zakup,
• pożyczkę od wspólnika,
• zakup samochodu,
• sprzedaż za granicę,
• zakup usługi od zagranicznej firmy,
• wejście inwestora,
• wypłatę pieniędzy wspólnikowi,

warto zapytać o sposób rozliczenia przed wykonaniem operacji.

Naprawianie źle przeprowadzonej transakcji może być bardziej czasochłonne niż wcześniejsza konsultacja.

11. Wykorzystuj automatyzację

Nowoczesna księgowość może ograniczać część ręcznej pracy.

W zależności od wykorzystywanego rozwiązania możliwe jest m.in.:

• elektroniczne przekazywanie faktur,
• import danych bankowych,
• automatyczne pobieranie części dokumentów,
• integracja z systemem fakturowania,
• import danych sprzedażowych,
• automatyzacja powtarzalnych operacji.

Automatyzacja nie zastępuje wiedzy księgowej, ale może ograniczyć czas poświęcany na ręczne przepisywanie danych.

12. Na początku wybierz prosty system księgowy

Mała spółka nie zawsze potrzebuje drogiego i skomplikowanego oprogramowania.

Na początkowym etapie często wystarczający jest system umożliwiający sprawne prowadzenie ksiąg, rozrachunków, VAT i podstawowych ewidencji oraz wygodną wymianę dokumentów.

Jednym z rozwiązań, które można rozważyć przy małej spółce, jest 360 Księgowość.

Najważniejsze nie jest jednak logo programu.

System powinien być dobrany do:

• liczby dokumentów,
• rodzaju działalności,
• VAT,
• liczby pracowników,
• transakcji zagranicznych,
• potrzeb raportowych spółki.

Jeżeli firma urośnie, zawsze można rozważyć bardziej rozbudowane rozwiązanie.

13. Nie zatrudniaj własnej księgowej zbyt wcześnie

Dla rozwiniętej firmy własny dział księgowy może mieć sens.

W przypadku spółki posiadającej kilkanaście dokumentów miesięcznie zatrudnianie pracownika wyłącznie do księgowości może jednak być ekonomicznie nieuzasadnione.

Trzeba uwzględnić nie tylko wynagrodzenie, ale również:

• koszt stanowiska pracy,
• oprogramowanie,
• szkolenia,
• urlopy,
• zastępstwo podczas nieobecności.

Dlatego małe spółki często korzystają z zewnętrznego biura rachunkowego.

14. Porównuj roczny koszt, a nie tylko miesięczny abonament

Biuro A kosztuje 400 zł miesięcznie, a biuro B 500 zł.

Czy pierwsze jest tańsze?

Niekoniecznie.

Trzeba sprawdzić, czy dodatkowo płatne są:

• sprawozdanie finansowe,
• zamknięcie roku,
• deklaracje,
• konsultacje,
• każdy dokument ponad limit,
• obsługa VAT,
• kadry i płace,
• dodatkowe raporty.

Porównuj więc całkowity koszt obsługi w ciągu roku, a nie tylko cenę widoczną na stronie.

15. Nie wybieraj księgowości wyłącznie po najniższej cenie

Obniżenie kosztu księgowości nie oznacza wyboru najtańszej oferty bez sprawdzenia jej zakresu.

Błąd w rozliczeniu podatku, zaległe deklaracje albo konieczność odtwarzania ksiąg mogą kosztować znacznie więcej niż kilkadziesiąt złotych oszczędności miesięcznie.

Warto więc szukać rozwiązania, które jest jednocześnie:

• proste,
• przystępne cenowo,
• dostosowane do wielkości firmy,
• wystarczające do jej aktualnych potrzeb.

Przykład: mała spółka może mieć bardzo prostą księgowość

Załóżmy, że Anna właśnie założyła spółkę z o.o.

Spółka:

• świadczy usługi online,
• ma jednego właściciela,
• nie zatrudnia pracowników,
• ma jeden rachunek bankowy,
• wystawia 5 faktur miesięcznie,
• otrzymuje około 10 faktur kosztowych,
• nie posiada magazynu.

Formalnie nadal prowadzi pełną księgowość.

Nie oznacza to jednak, że jej obsługa musi wyglądać tak samo jak księgowość dużej firmy.

Anna może:

1. korzystać z jednego rachunku spółki,
2. przekazywać dokumenty elektronicznie,
3. korzystać z prostego systemu,
4. wybrać pakiet przeznaczony dla niewielkiej liczby dokumentów,
5. rozszerzyć obsługę dopiero wraz ze wzrostem firmy.

To właśnie jest najprostszy sposób ograniczania kosztów księgowości – dopasowanie rozwiązania do rzeczywistej skali biznesu.

A co z księgowością SaaS?

W SaaS warto od początku zadbać o porządek, ponieważ liczba operacji może szybko rosnąć.

Dochodzić mogą:

• Stripe,
• Paddle,
• AWS,
• Google Cloud,
• Meta Ads,
• Google Ads,
• zagraniczni kontrahenci,
• sprzedaż klientom z różnych państw.

Im wcześniej zostanie ustalony sposób przekazywania i rozliczania tych danych, tym mniej ręcznej pracy będzie potrzebne później.

Jak obniżyć koszty księgowości? Checklista dla nowej spółki

1. Wybierz pakiet dopasowany do liczby dokumentów.
2. Nie kupuj od razu najbardziej rozbudowanego systemu.
3. Przekazuj dokumenty elektronicznie.
4. Korzystaj z jednego ustalonego kanału przekazywania dokumentów.
5. Oddziel finanse prywatne od pieniędzy spółki.
6. Nie twórz niepotrzebnej liczby rachunków i kart.
7. Przekazuj dokumenty regularnie.
8. Opisuj nietypowe transakcje.
9. Konsultuj nietypowe operacje przed ich wykonaniem.
10. Automatyzuj powtarzalne czynności.
11. Porównuj całkowity roczny koszt obsługi.
12. Rozszerzaj pakiet księgowy dopiero wraz z rozwojem spółki.

TaxZUS – księgowość dopasowana do etapu rozwoju spółki

Jeżeli dopiero zakładasz spółkę, nie musisz od pierwszego miesiąca płacić za rozwiązania przygotowane dla dużej firmy.

TaxZUS koncentruje się na obsłudze nowych i małych spółek, dlatego zakres księgowości może zostać dopasowany do rzeczywistego etapu rozwoju biznesu.

Zaczynasz od kilku dokumentów?

Dobieramy rozwiązanie do niewielkiej działalności.

Firma rośnie, zatrudnia pracowników albo zaczyna sprzedawać za granicę?

Zakres obsługi może rosnąć razem z nią.

Nie musisz płacić za dużą księgowość, zanim zbudujesz dużą firmę.

Chcesz obniżyć koszt księgowości swojej spółki?

Jeżeli dopiero zakładasz spółkę z o.o. albo PSA lub masz niewielką firmę i zastanawiasz się, czy nie płacisz za księgowość zbyt dużo, możesz przesłać podstawowe informacje o swojej działalności.

Wystarczy:

• liczba dokumentów miesięcznie,
• informacja o VAT,
• liczba pracowników,
• rodzaj działalności,
• informacja o transakcjach zagranicznych.

TaxZUS przygotuje propozycję obsługi dopasowaną do Twojej spółki.

Zapytaj o prostą księgowość dla małej spółki.

Najczęściej zadawane pytania

Jak obniżyć koszt księgowości spółki z o.o.?

Najważniejsze jest dopasowanie pakietu do rzeczywistej liczby dokumentów, uporządkowanie przepływów finansowych, elektroniczne przekazywanie dokumentów i ograniczenie niepotrzebnych operacji administracyjnych.

Czy mała spółka może mieć tanią księgowość?

Pełna księgowość jest obowiązkowa, ale mała liczba dokumentów i prosty model działalności mogą oznaczać mniejszy zakres obsługi niż w dużej firmie.

Czy można prowadzić księgowość spółki samodzielnie?

Można zorganizować prowadzenie ksiąg we własnym zakresie, ale wymaga to odpowiedniej wiedzy z zakresu rachunkowości, podatków i sprawozdawczości. Trzeba również uwzględnić koszt własnego czasu oraz oprogramowania.

Czy program księgowy obniża koszt księgowości?

Dobrze dobrany system może ograniczyć część ręcznej pracy, szczególnie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, importowi danych i automatyzacji powtarzalnych operacji. Sam program nie zastępuje jednak prawidłowej obsługi rachunkowej.

Czy 360 Księgowość nadaje się dla małej spółki?

360 Księgowość jest jednym z rozwiązań, które można rozważyć dla niewielkiej spółki. Przed wyborem programu trzeba jednak sprawdzić, czy jego aktualne funkcje odpowiadają konkretnemu modelowi działalności i potrzebom księgowym firmy.

Czy warto zatrudnić własną księgową w małej spółce?

Przy niewielkiej liczbie dokumentów własny etat księgowy może generować znacznie większe koszty niż zewnętrzna obsługa. Wraz ze wzrostem firmy sytuacja może się zmienić.

Czy sprawozdanie finansowe może być dodatkowo płatne?

Tak. Zależy to od oferty konkretnego biura rachunkowego. Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy zamknięcie roku i przygotowanie sprawozdania są zawarte w abonamencie.

Co najbardziej podnosi koszt księgowości?

Najczęściej większa liczba dokumentów i operacji, pracownicy, transakcje zagraniczne, dodatkowe rachunki i systemy płatnicze oraz bardziej skomplikowany model działalności.